Richtlinie der ITOCHU Deutschland GmbH zum Einsatz ihres Hinweisgebersystems

Ihnen werden Vorfälle innerhalb der ITOCHU Deutschland GmbH bekannt, bei denen Sie Zweifel haben, ob sie im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften oder internen Vorschriften sind?
Dann teilen Sie uns dies bitte mit! Wir zählen auf Ihre Unterstützung.
Diese Richtlinie soll Ihnen erklären, wie Sie Compliance-Verstöße mitteilen können.

1. Warum sind Hinweise wichtig?
   • Für ITOCHU Deutschland hat die Einhaltung von Gesetzen und internen Vorschriften höchste Priorität. Daher möchten wir über rechtswidriges Verhalten in unserem Unternehmen frühzeitig informiert werden, um solche Verhaltensweisen aufklären und abstellen zu können. Wir ermutigen jeden – gleich ob Mitarbeiter, ehemaliger Kollege, Kunde, Lieferant oder Dritter – uns auf Rechtsverstöße hinzuweisen. Diese Hinweise können uns helfen, Verstößen frühzeitig entgegenzuwirken und den Schaden für unser Unternehmen, unsere Mitarbeiter und unsere Geschäftspartner zu vermindern.
   • Diese Richtlinie soll gewährleisten, dass Hinweise auf Verstöße entsprechend den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes und anderer Rechtsvorschriften (einschließlich Datenschutz) entgegengenommen und mit der gebotenen Vertraulichkeit verarbeitet, gespeichert, weitergegeben und archiviert werden.
2. Was kann gemeldet werden? 
   • Verstöße gegen interne Vorschriften und Richtlinien von ITOCHU sowie Verstöße gegen Gesetze und andere Rechtsvorschriften, insbesondere die in § 2 Hinweisgeberschutzgesetz aufgezählten Verstöße.
   • Es dürfen nur solche Hinweise abgegeben werden, die auf stichhaltigen Gründen beruhen. ITOCHU Deutschland muss nachprüfbare und ernsthafte Informationen über einen Verstoß erhalten, die den Hinweisgeber zu der Annahme veranlassen, dass der gemeldete Sachverhalt wahr ist und er deshalb in gutem Glauben ist, dass die mitgeteilten Tatsachen zutreffend sind.
   • Die Meldekanäle stehen nicht für allgemeine Beschwerden oder für Produkt- und Gewährleistungsanfragen zur Verfügung.
   • Eine hinweisgebende Person kann sich strafbar machen, wenn sie wider besseres Wissen unwahre Tatsachen über andere Personen behauptet.
3. Wer kann Hinweise geben?
   • Jeder kann Hinweise geben, egal ob gegenwärtiger oder ehemaliger Mitarbeiter, Geschäftspartner oder Dritter.
4. Wie können Hinweise gegeben werden?
   Hinweise können über folgende Meldekanäle abgegeben werden:
   • Direkter Kontakt
     Mitarbeiter können Hinweise auf Verstöße direkt und vertraulich an ihren Vorgesetzten melden.
     (¹ Die in dieser Richtline verwendeten Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.)
   • Interne Meldestelle
     Jeder, der einen Hinweis abgeben möchte, kann dies auch über unser internes, gesichertes Hinweisgebersystem tun. Dies geht einfach über das Formular auf dieser Website oder über die Adresse HinSchG@ITOCHU.de.
     Wir bitten Sie, bei der Meldung eines Vorfalls so konkret wie möglich zu sein und folgende Fragen zu beantworten:
   • Wer ist betroffen? Mitarbeiter, Geschäftspartner oder Sonstige?
   • Was ist passiert? Möglichst genaue Schilderung des Vorfalls.
   • Wann war der Vorfall? Möglichst genaues Datum oder Zeitraum.
   • Wie oft ist er passiert? Einmaliger oder mehrfacher Verstoß?
   • Wo hat sich der Vorfall ereignet? Örtlichkeit.
   • Bitte beachten Sie, dass aus technischen Gründen (u.a. Vertraulichkeit) ausschließlich Hinweise über die oben genannte Adresse als interne Meldestelle in den Genuss des gesetzlichen Schutzes für Hinweisgeber kommen. Zuschriften auf dem Postwege oder telefonische Hinweise können wir leider nicht akzeptieren.
   • Externe Meldestelle
     Wir ermutigen Sie ausdrücklich, Verstöße über das interne Hinweisgebersystem von ITOCHU zu melden. Es gibt jedoch auch externe Meldestellen der jeweils zuständigen Behörden, die Hinweise entgegennehmen. Weitere Informationen zu externen Meldestellen finden Sie unter
     https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html
     https://www.bafin.de/DE/DieBaFin/Hinweisgeberstelle/hinweisgeberstelle_node.html
     https://www.bundeskartellamt.de/DE/Kartellverbot/Anonyme_Hinweise/anonymehinweise_node.html
5. Wer ist für das Hinweisgebersystem zuständig?
   Die zentrale Stelle, die für das Hinweisgebersystem der  ITOCHU Deutschland zuständig ist, ist das ITOCHU Compliance Team in London, United Kingdom. Die mit dem Management des Hinweisgebersystems betrauten Personen gewährleisten Unparteilichkeit, sind unabhängig, weisungsfrei und zur Verschwiegenheit verpflichtet. Sie erhalten von Zeit zu Zeit die notwendigen Schulungen, um die ordnungsgemäße Einhaltung der Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes durch ITOCHU Deutschland sicherzustellen.
6. Was passiert, nachdem ein Hinweis abgegeben wurde?
   • Die Nachricht wird intern, sicher und direkt an die Meldestelle, das ITOCHU Compliance Team, geleitet.
   • Der Eingang der Meldung wird innerhalb von sieben Tagen bestätigt.
   • Die Meldestelle prüft den Hinweis sorgfältig und bittet die hinweisgebende Person um weitere Informationen, wenn dies erforderlich ist.
   • Die Meldestelle ist weisungsunabhängig und behandelt die Meldung streng vertraulich und ohne jede Voreingenommenheit, sowohl im Hinblick auf die Identität des Hinweisgebenden als auch auf den Vorfall selbst.
   • Die Meldestelle ergreift Folgemaßnahmen:
   • • Die Meldestelle geht jedem Hinweis auf Compliance-Verstöße durch interne Untersuchungen auf der Grundlage transparenter und klar definierter Prozesse nach.
     • Betroffene werden angesprochen. In die Untersuchung werden aber nur Personen einbezogen, die tatsächlich dafür benötigt werden, und nur soweit als nötig („Need-to-know“-Prinzip).
     • Sollten weitere Untersuchungen nötig sein, leitet die Meldestelle das Verfahren an eine entsprechende Abteilung bei ITOCHU oder an eine zuständige Behörde weiter.
   • Meldungen werden grundsätzlich mit hoher Priorität behandelt. Die Dauer der Bearbeitung ist abhängig von Umfang und Komplexität des gemeldeten Sachverhalts, weshalb die Bearbeitung auch mehrere Monate in Anspruch nehmen kann. Der Hinweisgeber erhält innerhalb von drei Monaten nach Bestätigung des Eingangs der Meldung eine Rückmeldung. Mit der Rückmeldung werden geplante sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese mitgeteilt.
   • Wird ein Verstoß gegen geltendes Recht oder gegen interne Regelungen bestätigt, wird dieser unverzüglich abgestellt und es werden zur Vermeidung zukünftiger Verstöße dieser Art erforderliche Maßnahmen ergriffen (z. B. Umsetzung von Prozessverbesserungen oder Ergreifen personeller Maßnahmen).
7. Sie werden geschützt!
   • Sämtliche Hinweise, einschließlich der Bezüge zur hinweisgebenden Person, werden vertraulich behandelt.
   • Hinweisgeber müssen keinen Nachteil für einen Hinweis befürchten, wenn sie in gutem Glauben sind. Wir verbieten jede Art von Vergeltungsmaßnahmen (z.B. nachteilige Behandlung, Disziplinarmaßnahmen, Drohung, Einschüchterung) für die Meldung eines Verstoßes oder für die sonstige Zusammenarbeit bei der Untersuchung eines Verstoßes, und tolerieren diese auch nicht.
   • Die Meldung wissentlich falscher Informationen („böswillige Meldung“) ist selbst ein Verstoß. In einem solchen Fall können angemessene Schritte gegen den Hinweisgeber eingeleitet werden.
   • Niemand muss mit Konsequenzen einer Untersuchung rechnen, solange er nicht die Möglichkeit hatte, zu den Vorwürfen Stellung zu nehmen.
8. Vertraulichkeit und Datenschutz
   Sämtliche Hinweise sind unabhängig von ihrem Wahrheitsgehalt geeignet, das Ansehen der Betroffenen, der Hinweisgeber oder Dritter sowie des Unternehmens zu schädigen. Sie werden daher von uns über die sich aus den Datenschutzgesetzen ergebenden Pflichten hinaus besonders vertraulich behandelt.